انتقل إلى المحتوى الرئيسي

أتمتة العقود والفواتير الدورية في نظام إنفنت المحاسبي

تعرّف على كيفية إنشاء العقود الدورية وربطها بالفواتير التلقائية لضمان عدم تفويت أي عملية تحصيل أو تجديد.

خطوات العملية​

أولاً: عقد العميل (Customer Contract)​

الخطوة 1: الوصول إلى عقود العملاء​

من القائمة الرئيسية، انتقل إلى المحاسبة (Accounting) ← العملاء (Customers) ← عقود العملاء (Customer Contracts).

الخطوة 1 - الوصول إلى عقود العملاء

الخطوة 2: إضافة عقد جديد​

انقر على زر إضافة (Add) لإنشاء عقد جديد.

الخطوة 2 - إضافة عقد جديد

الخطوة 3: إدخال معلومات العقد​

قم بتعبئة تفاصيل العقد الأساسية:

  • اسم العقد (Contract Name) — ضع اسماً أو رمزاً واضحاً للعقد.
  • العميل أو المورد (Customer or Vendor) — اربط العقد بـشريك (عميل/مورد) مسجل مسبقاً في النظام.
  • تاريخ البدء والانتهاء (Start and End Dates) — حدد الفترة الزمنية والمدة التي يغطيها هذا العقد.

الخطوة 3 - إدخال معلومات العقد

الخطوة 4: إضافة بنود العقد​

مرر لأسفل إلى قسم بنود العقد (Contract Lines) وقم بإضافة:

  • المنتجات أو الخدمات.
  • الأسعار والكميات.
  • أي قواعد فواتير مطبقة على العقد.

الخطوة 4 - إضافة بنود العقد

الخطوة 5: حفظ العقد​

بمجرد التأكد من صحة كافة البيانات، انقر على زر إنشاء (Create) لحفظ العقد.

الخطوة 5 - حفظ العقد

الخطوة 6: إصدار الفواتير (اختياري)​

بعد حفظ العقد، يمكنك إصدار فاتورة فورية بناءً عليه، أو الاحتفاظ بالعقد محفوظاً لإصدار فواتيره في الفترات القادمة.

الخطوة 6 - إصدار الفواتير

ثانياً: إنشاء نموذج عقد جاهز (Creating a Contract Template)​

الخطوة 1: فتح نماذج العقود​

من قائمة التهيئة (Configuration)، انتقل إلى العقود (Contract) ← نماذج العقود (Contract Templates).

الخطوة 7 - فتح نماذج العقود

الخطوة 2: إضافة نموذج جديد​

انقر على زر إضافة (Add) لإنشاء نموذج عقد جديد.

الخطوة 8 - إضافة نموذج

الخطوة 3: تحديد تفاصيل النموذج​

قم بتعبئة تفاصيل ومعلومات النموذج تماماً كما تفعل عند إنشاء عقد عادي.

الخطوة 9 - تحديد تفاصيل النموذج

الخطوة 4: إنشاء وحفظ النموذج​

انقر على زر إنشاء (Create) لحفظ النموذج الجديد.

الخطوة 10 - إنشاء نموذج

ملاحظات ونصائح​

  • تعتبر نماذج العقود الجاهزة خياراً مثالياً للخدمات الدورية المنتظمة أو الاتفاقيات القياسية الموحدة.
  • لا يزال بإمكانك التعديل على تفاصيل وتخصيص أي عقد فردي حتى لو تم إنشاؤه باستخدام نموذج جاهز.
  • يُنصح بالاحتفاظ بجميع المراسلات والمرفقات المتعلقة بالعقد داخل سجل العقد نفسه للرجوع إليها بسهولة.

الأسئلة الشائعة​

س: هل يمكنني إنشاء عقد مباشرة دون استخدام نموذج جاهز؟ نعم، استخدام النماذج الجاهزة خيار اختياري، والهدف الأساسي منها هو تسريع وتسهيل عملية إنشاء العقود المتكررة.

س: هل يمكنني إصدار الفواتير في وقت لاحق بدلاً من إصدارها فوراً؟ نعم، يمكن حفظ العقود في النظام وإصدار الفواتير الخاصة بها في أي وقت تحدده.

س: هل يمكنني تعديل العقد بعد إنشائه؟ نعم، يمكنك تحديث وتعديل العقود طالما أنها متوافقة مع القواعد المحاسبية المعتمدة لديك.

س: ما هي الفائدة من استخدام نماذج العقود الجاهزة؟ تساعد النماذج الجاهزة في توفير الوقت، وتقليل الأخطاء البشرية، وضمان الاتساق والتطابق عبر العقود المتعددة.